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Autor: Thierry Julien<\/a>, CEO der TJC Group<\/p>\n\n SAP-Systeme k\u00f6nnen \u00fcber Jahre hinweg personenbezogene Informationen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Transaktionsdatens\u00e4tzen enthalten. Der Schutz dieser Informationen ist nur ein Teil der Einhaltung des brasilianischen Datenschutzgesetzes, der Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados Pessoais (LGPD)<\/a><\/em><\/p>\n\n Organisationen m\u00fcssen auch verstehen, warum personenbezogene Daten aufbewahrt werden, wie lange sie verf\u00fcgbar bleiben sollen, wann eine andere rechtliche Anforderung ihre L\u00f6schung verhindert und was passiert, wenn es keinen g\u00fcltigen Grund mehr gibt, sie zu speichern. Hier wird Brasiliens LGPD<\/a> zu einem SAP-Datenlebenszyklusproblem.<\/p>\n\n Die LGPD legt Regeln f\u00fcr die Verarbeitung personenbezogener Daten fest und gibt Einzelpersonen Rechte dar\u00fcber, wie ihre Informationen gesammelt, verwendet, aufbewahrt und weitergegeben werden. Ihre Hauptbestimmungen traten im September 2020 in Kraft, wobei administrative Sanktionen ab 2021 anwendbar wurden.<\/p>\n\n F\u00fcr SAP-Kunden bedeutet die Erf\u00fcllung dieser Anforderungen mehr als nur die Ver\u00f6ffentlichung einer Datenschutzerkl\u00e4rung. Aufbewahrung, Legal Holds, L\u00f6schung und Anonymisierung m\u00fcssen zu kontrollierten Prozessen f\u00fcr Live- und archivierte Informationen werden.<\/p>\n\n Die wichtigsten Erkenntnisse<\/p>\n\n Die Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados Pessoais, oder LGPD, ist Brasiliens allgemeines Datenschutzgesetz. Es regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch \u00f6ffentliche und private Organisationen und legt Rechte f\u00fcr Personen fest, deren Informationen verarbeitet werden.<\/p>\n\n Die LGPD teilt mehrere Prinzipien mit der EU DSGVO<\/strong><\/a>, aber die beiden Vorschriften sollten nicht als identisch behandelt werden. Brasilien hat eigene Rechtsgrundlagen, Terminologie, territoriale Regeln und einen eigenen Durchsetzungsrahmen.<\/p>\n\n Die Ag\u00eancia Nacional de Prote\u00e7\u00e3o de Dados (ANPD)<\/strong><\/a> ist die brasilianische Beh\u00f6rde, die f\u00fcr die Regulierung, Interpretation und \u00dcberwachung der Einhaltung der LGPD zust\u00e4ndig ist.<\/p>\n\n Die LGPD ist nicht auf Organisationen beschr\u00e4nkt, die ihren Hauptsitz in Brasilien haben. Sie kann Anwendung finden, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten in Brasilien stattfindet, wenn die Verarbeitung sich auf in Brasilien befindliche Personen bezieht oder wenn die personenbezogenen Daten auf brasilianischem Territorium erhoben wurden. F\u00fcr multinationale Unternehmen bedeutet dies, dass eine zentrale SAP-Umgebung, die au\u00dferhalb Brasiliens betrieben wird, dennoch Informationen enthalten kann, die in den Geltungsbereich der LGPD fallen.<\/p>\n\n Die LGPD sieht mehrere Rechtsgrundlagen f\u00fcr die Verarbeitung personenbezogener Daten vor. Dazu geh\u00f6ren die Einwilligung, die Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Verpflichtungen, vertragliche Anforderungen und berechtigte Interessen, sofern die Bedingungen des Gesetzes erf\u00fcllt sind.<\/p>\n\n Die anwendbare Rechtsgrundlage beeinflusst, warum eine Organisation Informationen verarbeiten darf und wie lange diese Verarbeitung gerechtfertigt bleibt. Einzelpersonen haben auch Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, einschlie\u00dflich Zugang, Korrektur und, unter relevanten Umst\u00e4nden, Anonymisierung, Sperrung oder L\u00f6schung.<\/p>\n\n Diese Anforderungen machen das Lebenszyklusmanagement besonders wichtig. Eine Organisation muss nicht nur wissen, wo sich personenbezogene Daten in SAP befinden, sondern auch, warum sie dort verbleiben.<\/p>\n\n Die LGPD gibt den brasilianischen Beh\u00f6rden eine Reihe von Durchsetzungsma\u00dfnahmen an die Hand:<\/p>\n\n Die potenziellen Auswirkungen gehen daher \u00fcber eine finanzielle Strafe hinaus. Schlechte Datenmanagementpraktiken k\u00f6nnen auch zu Betriebsunterbrechungen und Reputationsrisiken f\u00fchren.<\/p>\n\n Andere Organisationen wurden zuvor in anderen L\u00e4ndern mit Geldstrafen belegt, da sie gegen Datenschutzgesetze versto\u00dfen hatten. Die TJC Group schrieb \u00fcber diese Herausforderungen im Artikel wie SAP-Benutzer das Risiko der Nichteinhaltung in SAP-Systemen minimieren k\u00f6nnen<\/a>.<\/p>\n\n Personenbezogene Daten sind in SAP-Systemen weit verbreitet. Dies sind einige Beispiele:<\/p>\n\n Die Herausforderung besteht nicht nur darin, diese Informationen zu finden. Organisationen m\u00fcssen festlegen:<\/p>\n\n Diese Fragen m\u00fcssen sowohl f\u00fcr aktive als auch f\u00fcr historische SAP-Informationen beantwortet werden.<\/p>\n\n Die TJC Group hat \u00e4hnliche Lebenszyklus-Herausforderungen in ihrem Leitfaden zur Reduzierung des Risikos der Nichteinhaltung des Datenschutzes in SAP-Systemen<\/a> untersucht. Die regulatorischen Anforderungen unterscheiden sich zwischen den Gerichtsbarkeiten, aber die SAP-Herausforderung bleibt \u00e4hnlich: Rechtliche Richtlinien m\u00fcssen zu praktischen Datenlebenszykluskontrollen werden.<\/p>\n\n Die TJC Group hat die wichtigsten Datenschutzbestimmungen der Welt in einer Datenschutz-Serie behandelt, darunter die EU DSGVO<\/a>, das Gesetz 25 in Quebec<\/a>, die CCPA in Kalifornien<\/a>, die s\u00fcdkoreanische PIPA<\/a>, die APPI in Japan<\/a>, die argentinische PDPA<\/a> und weitere. Wir helfen Kunden weltweit, die Einhaltung in SAP-Systemen durchzusetzen. Werfen Sie einen Blick auf die Datenschutz-Serie, um mehr zu erfahren.<\/p>\n\n Die LGPD legt keine universelle Frist f\u00fcr die Aufbewahrung aller personenbezogenen Daten fest. Die angemessene Frist h\u00e4ngt davon ab, warum die Informationen verarbeitet werden und ob eine andere rechtliche, regulatorische oder vertragliche Anforderung ihre Verf\u00fcgbarkeit erfordert.<\/p>\n\n F\u00fcr eine SAP-Umgebung bedeutet dies, dass die Aufbewahrungsregeln je nach Art der Informationen, der juristischen Person, dem Gesch\u00e4ftsprozess und der anwendbaren Gesetzgebung variieren k\u00f6nnen. Ein Mitarbeiterdatensatz kann beispielsweise einen anderen Lebenszyklus haben als ein Kundenkontakt oder personenbezogene Informationen, die in einem Buchhaltungsdokument enthalten sind.<\/p>\n\n Ziel ist es nicht, Daten so schnell wie m\u00f6glich zu l\u00f6schen. Es geht darum, zu vermeiden, personenbezogene Informationen auf unbestimmte Zeit zu speichern, wenn es keinen g\u00fcltigen Grund mehr gibt, sie aufzubewahren.<\/p>\n\n Das Erreichen des Endes einer Standardaufbewahrungsfrist bedeutet nicht immer, dass ein Datensatz sofort gel\u00f6scht werden kann. Zum Beispiel m\u00fcssen einige Informationen aufgrund eines Rechtsstreits, einer Untersuchung, einer Pr\u00fcfung oder einer anderen rechtlichen Anforderung verf\u00fcgbar bleiben.<\/p>\n\n Ein Legal Hold verhindert, dass Informationen, die f\u00fcr eine solche Angelegenheit relevant sind, gel\u00f6scht werden, solange diese Verpflichtung aktiv ist.<\/strong><\/p>\n\n Der Lebenszyklus muss daher beide Regeln ber\u00fccksichtigen: Die normale Aufbewahrungsfrist bestimmt, wann Informationen zur L\u00f6schung berechtigt sind, w\u00e4hrend ein g\u00fcltiger Legal Hold diese L\u00f6schung verhindern kann.<\/p>\n\n Dies wird besonders wichtig in gro\u00dfen SAP-Umgebungen, wo dieselben Informationen Datenschutz-, Steuer-, Pr\u00fcfungs- und Rechtsstreitigkeitsanforderungen unterliegen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n Sobald die anwendbaren Aufbewahrungsanforderungen abgelaufen sind und kein g\u00fcltiger Legal Hold mehr besteht, k\u00f6nnen personenbezogene Informationen zu Daten werden, die Sie aus Ihrem System entfernen m\u00fcssen, durch ILM-L\u00f6schung.<\/p>\n\n In SAP h\u00e4ngt die Methode teilweise davon ab, wo sich die Informationen befinden. Sie k\u00f6nnen Online- und bereits archivierte Daten mit SAP ILM l\u00f6schen. Beide Prozesse existieren.<\/p>\n\n Archivierte Informationen k\u00f6nnen durch kontrollierte Lebenszyklusprozesse gel\u00f6scht werden, sobald die relevanten Bedingungen erf\u00fcllt sind. Bei Bedarf werden Archivdateien nach L\u00f6schdatum aufgeteilt.<\/p>\n\n Wenn zu l\u00f6schende Daten in der Live-Datenbank verbleiben und SAP das entsprechende ILM-unterst\u00fctzte L\u00f6schobjekt bereitstellt, k\u00f6nnen sie durch einen kontrollierten L\u00f6schprozess entfernt werden, anstatt zuerst archiviert zu werden. Benutzerdefinierte Daten k\u00f6nnen \u00fcber benutzerdefinierte ILM-Objekte gel\u00f6scht werden.<\/p>\n\n Dies unterscheidet sich von der manuellen L\u00f6schung von Datenbankdatens\u00e4tzen. SAP-Daten haben oft Abh\u00e4ngigkeiten \u00fcber Gesch\u00e4ftsobjekte, Dokumente und verwandte Informationen hinweg, daher muss die L\u00f6schung unterst\u00fctzten Anwendungsprozessen folgen, um die Datenbankintegrit\u00e4t und die Kontinuit\u00e4t der Gesch\u00e4ftsprozesse zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n\n Die TJC Group behandelt diese Szenarien ausf\u00fchrlicher in ihrem Leitfaden zur L\u00f6schung von SAP-Daten und -Dokumenten mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen<\/a>.<\/p>\n\n Anonymisierung bietet ein weiteres m\u00f6gliches Ergebnis des Lebenszyklus. L\u00f6schung entfernt Informationen. Das hei\u00dft, anonymisierte Daten k\u00f6nnen nicht angezeigt werden, bleiben aber einigen Benutzern verf\u00fcgbar. Gel\u00f6schte Daten werden vernichtet und sind niemandem mehr zug\u00e4nglich.<\/p>\n\n Anonymisierung sollte jedoch nicht als automatische Alternative zur L\u00f6schung behandelt werden. Der geeignete Ansatz h\u00e4ngt vom Zweck der Aufbewahrung der Informationen und den geltenden rechtlichen Anforderungen ab.<\/p>\n\n Besondere Sorgfalt ist auch in SAP geboten. Das \u00c4ndern identifizierender Informationen an einem Ort kann Beziehungen zu Transaktionen, Dokumenten und anderen Gesch\u00e4ftsobjekten beeinflussen. Anonymisierung, Maskierung und Pseudonymisierung sollten daher nicht als austauschbare Techniken behandelt werden. Beachten Sie, dass Anonymisierung auch gegen S\/4HANA Clean Code Practices<\/a> versto\u00dfen kann.<\/p>\n\n SAP Information Lifecycle Management<\/a> bietet einen Rahmen f\u00fcr die Anwendung von Lebenszyklusregeln auf SAP-Informationen. Anstatt Aufbewahrung und L\u00f6schung als isolierte technische Aktivit\u00e4ten zu behandeln, erm\u00f6glicht SAP ILM Organisationen, Informationen gem\u00e4\u00df Richtlinien zu verwalten, die ihren Lebenszyklus abdecken.<\/p>\n\n Eine vereinfachte Ansicht sieht so aus:<\/p>\n\nInhalts\u00fcbersicht<\/h2>
Einf\u00fchrung<\/h2>\n\n
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Was ist Brasiliens LGPD?<\/h2>\n\n
F\u00fcr wen gilt die LGPD?<\/h3>\n\n
Rechtsgrundlagen und individuelle Rechte<\/h3>\n\n
Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?<\/h3>\n\n
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Was die LGPD f\u00fcr in SAP-Systemen gespeicherte Daten bedeutet<\/h2>\n\n
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Anwendung der LGPD-Anforderungen \u00fcber den gesamten SAP-Datenlebenszyklus hinweg<\/h2>\n\n
Angemessene Aufbewahrungsfristen definieren<\/h3>\n\n
Legal Holds k\u00f6nnen die normale L\u00f6schung au\u00dfer Kraft setzen<\/h3>\n\n
Daten l\u00f6schen, wenn die weitere Aufbewahrung nicht mehr gerechtfertigt ist<\/h3>\n\n
Anonymisierung ist anders als L\u00f6schung<\/h3>\n\n
Wie SAP ILM Datenschutzma\u00dfnahmen unterst\u00fctzt<\/h2>\n\n